HinSchG: Die Rolle der internen Meldestelle

Das HinSchG legt klare Richtlinien fest, um Hinweisgeber zu schützen und sie bei der Meldung von Fehlverhalten zu unterstützen. Eine gut funktionierende interne Meldestelle ist der zentrale Anlaufpunkt für Mitarbeiter, die Missstände oder Regelverstöße im Unternehmen beobachten. Sie bietet ihnen einen geschützten Raum, um ihre Bedenken und Informationen vertraulich zu teilen, ohne befürchten zu müssen, Repressalien ausgesetzt zu werden.

In diesem Beitrag werden wir auch auf die Aufgaben einer internen Meldestelle eingehen, einschließlich der Entgegennahme von Meldungen, der Überprüfung der Vorwürfe, der Einleitung von Untersuchungen und der Umsetzung von Schutzmaßnahmen für die Hinweisgeber. Wir werden die Bedeutung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes betonen und darauf eingehen, wie Unternehmen sicherstellen können, dass die interne Meldestelle effektiv arbeitet und das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnt.

Die Rolle der internen Meldestelle im HinSchG ist ein Thema von großer Bedeutung, da sie Unternehmen dabei unterstützt, eine Kultur der Transparenz und Compliance zu fördern. Indem sie den Mitarbeitern einen sicheren Kanal bietet, um potenzielle Verstöße zu melden, kann sie zur Prävention von Korruption, Diskriminierung, Betrug und anderen rechtlichen oder ethischen Verfehlungen beitragen.

In den kommenden Abschnitten werden wir praktische Tipps und bewährte Verfahren für die Einrichtung und den Betrieb einer effektiven internen Meldestelle gemäß den Anforderungen des HinSchG vorstellen. 

Bleiben Sie also dran und entdecken Sie mit uns die wesentliche Rolle der internen Meldestelle im Rahmen des HinSchG und wie sie Unternehmen dabei hilft, eine Kultur der Compliance und des verantwortungsbewussten Handelns zu fördern.

§14 HinSchG regelt die Organisation der internen Meldestelle.
Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird.

Sicherstellen von Unabhängigkeit und Ausschließen von Interessenkonflikten:
Unerlässlich für die Funktionsfähigkeit des Systems ist allerdings, dass die Person oder Organisationseinheit, die mit der Aufgabe betraut wird, im Rahmen dieser Tätigkeit unabhängig arbeiten kann. Auch mögliche Interessenkonflikte sind auszuschließen.

Dauerhaftigkeit der internen Meldestelle:
Darüber hinaus sollte die interne Meldestelle für eine gewisse Dauer bei einer bestimmten Person oder Organisationseinheit beziehungsweise einer oder einem Dritten eingerichtet werden, um ein sachgerechtes Arbeiten zu ermöglichen, das Vertrauen potentiell hinweisgebender Personen in die Meldestelle und eine gewisse Expertise der Meldestelle verlangt.

Wo kann eine interne Meldestelle organisatorisch angesiedelt werden?
Erwägungsgrund 56 der HinSch-RL nennt als mögliche interne Meldestellen in kleineren Unternehmen

• Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit einer Doppelfunktion,
• Leiterinnen oder Leiter der Complianceabteilung,
• Integritätsbeauftragte,
• Rechts- oder Datenschutzbeauftragte oder
• Auditverantwortliche.

Dies zeigt die Bandbreite der möglichen Umsetzung der Verpflichtung, die nicht eingeschränkt werden soll, solange die gesetzlichen Vorgaben insbesondere in Bezug auf die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit eingehalten werden.

Auslagerung der internen Meldestelle ist möglich:

Grundsatz:
Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 2 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend.

Es können, so wie dies auch bereits in der Praxis teilweise durch Ombudspersonen gehandhabt wird, externe Dritte mit der Einrichtung und dem Betreiben der internen Meldestelle beauftragt werden. Insbesondere die Beauftragung externer Anwältinnen und Anwälte als Ombudspersonen ist weiterhin möglich, die die zusätzliche Aufgabe des Betreibens einer internen Meldestelle übernehmen können. Ergänzend nennt deren Erwägungsgrund 54 als mögliche Dritte, die eine interne Meldestelle betreiben können,

• externe Berater,
• Prüfer,
• Gewerkschaftsvertreter oder Arbeitnehmervertreter.

Die Beauftragung eines Dritten entlässt den jeweiligen Beschäftigungsgeber nicht aus der Pflicht, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. In keinem Fall kann der Dritte völlig losgelöst von dem betreffenden Unternehmen oder der jeweiligen Institution agieren.
Insbesondere für Folgemaßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung bedarf es einer Kooperation zwischen dem beauftragten Dritten und dem Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Organisationseinheit. Auch die Verantwortung dafür, dass ein etwaiger Verstoß abgestellt wird, verbleibt bei dem beauftragenden Beschäftigungsgeber beziehungsweise der Organisationseinheit.

Einrichtung einer gemeinsamen Stelle ist möglich:
Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber.
Die Vorschrift setzt Artikel 8 Absatz 6 der HinSch-RL um und sieht für kleinere Unternehmen zusätzliche, über Absatz 1 hinausgehende Erleichterungen vor. Dadurch, dass sich kleinere Unternehmen für das Betreiben einer internen Meldestelle zusammenschließen können, soll es möglich sein, Ressourcen zu schonen und eine kostengünstige und wenig aufwendige Lösung zu finden. Hierdurch soll eine ökonomische Überlastung vermieden werden.

Umgang mit personenbezogenen Daten:
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten hat die interne Meldestelle die Vorschriften über den Datenschutz einzuhalten. Soweit die interne Meldestelle zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben personenbezogene Daten verarbeitet, soll vor allem bei internen Meldestellen, die von einer Einzelperson betrieben werden, diese nicht die für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften sein.
Soweit externe Dritte im Rahmen einer Auftragsverarbeitung mit der Einrichtung und dem Be-treiben der internen Meldestelle beauftragt werden, sind die Vorgaben für Auftragsdatenverarbeitungen zu beachten, vergleiche Artikel 28 DSGVO.

Gemäß dem konzernrechtlichen Trennungsprinzip kann auch bei einer anderen Konzerngesellschaft (zum Beispiel Mutter-, Schwester-, oder Tochtergesellschaft) eine unabhängige und vertrauliche Stelle als „Dritter“ im Sinne von Artikel 8 Absatz 5 HinSch-RL eingerichtet werden, die auch für mehrere selbständige Unternehmen in dem Konzern tätig sein kann.
Dabei ist es – wie auch sonst bei der Unterstützung von Unternehmen – notwendig, dass die originäre Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei dem jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen verbleibt.
Solche innerhalb eines Konzerns zentral angesiedelten, aber im Sinne der HinSch-RL unabhängigen, unparteiischen und vertraulichen Meldestellen würden der Unterstützung etwa durch externe Anwaltskanzleien entsprechen.

Da diese Einheiten dennoch, je nach Meldung und hinweisgebender Person, für die jeweiligen rechtlich selbstständigen Tochterunternehmen tätig würden, käme es nicht zu einem Übergang der Verantwortung. Die Expertise für die Bearbeitung von Meldungen läge dann konzentriert bei der internen Meldestelle, die beispielsweise über technische Meldekanäle und Personal verfügt und auch interne Ermittlungen in den jeweils betroffenen Konzernteilen durchführen kann, wohingegen die Verantwortung und die Verpflichtung zum Abstellen des Rechtsverstoßes beim jeweiligen Tochterunternehmen lägen.

Soweit eine Berichterstattung an die Konzernleitung erforderlich erscheint, z. B. weil ein Verstoß nicht nur das konkrete Unternehmen betrifft, müsste diese unter voller Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person durch oder im Auftrag des jeweiligen Tochterunternehmens erfolgen.

In jedem Fall ist zu gewährleisten, dass die Stelle, die im Konzern mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragt wird, bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig ist und auch das Vertraulichkeitsgebot beachtet. Dabei ist mit Blick auf etwaige Umsetzungsunterschiede in den einzelnen Ländern bei transnational tätigen Konzernen das hinweisgebende Personen schützende Recht des jeweiligen Staates zu beachten. Interne Meldungen müssen dabei auch in der im jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen vorherrschenden Arbeitssprache möglich sein.

Zudem ist sicherzustellen, dass durch die Beauftragung einer zentralen Meldestelle bei einer Konzerngesellschaft keine zusätzlichen Hürden für hinweisgebende Personen aufgebaut werden.
Die Anforderungen in Bezug auf die Ausgestaltung des internen Meldekanals gelten gleichermaßen für mit der Einrichtung oder dem Betreiben interner Meldestellen beauftragte externe Dritte, um hinweisgebenden Personen den gleichen Schutzstandard zu sichern. Artikel 8 Absatz 5 Satz 2 der HinSch-RL sieht diese Vorgabe ausdrücklich für die Beauftragung Dritter durch juristische Personen des privaten Rechts vor.

Eine Differenzierung zwischen privatem und öffentlichem Sektor wäre allerdings nicht sachgerecht. Auch für juristische Personen des öffentlichen Rechts, Behörden, Gerichte und Streitkräfte müssen die gleichen Anforderungen an die interne Meldestelle gelten, unabhängig davon, ob diese intern betrieben oder eine externe dritte Person damit beauftragt wird.

§15 HinSchG regelt die Unabhängigkeit und Fachkunde der internen Meldestelle.

• Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.
• Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.

Unabhängigkeit der internen Meldestelle:
Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unabhängigkeit der internen Meldestelle gewährleistet wird und so Interessenkonflikte vermieden werden. Denkbar wäre es insofern beispielsweise bei kleineren Beschäftigungsgebern, die Person des Korruptionsbeauftragten, des Integritätsbeauftragten oder des Datenschutzbeauftragten mit der Aufgabe zu betrauen.

Während bei großen Beschäftigungsgebern oder gemäß § 12 Absatz 1 Satz 2 mit einer internen Meldestelle versehenen Organisationseinheiten sogar mehrere Personen für das Betreiben der internen Meldestelle notwendig sein können, wird bei kleineren Beschäftigungsgebern oder Organisationseinheiten oftmals der Bedarf nicht so groß sein, dass eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter ausschließlich für das Betreiben der internen Meldestelle zuständig sein muss.
In diesen Fällen kann die jeweilige Person gleichzeitig andere Aufgaben wahrnehmen.

Schulung der internen Meldestelle:
Damit die internen Meldestellen funktionsfähig sind und die notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, um die Vertraulichkeit der Identität der von einer Meldung betroffenen Personen zu wahren, ist dafür Sorge zu tragen, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde zur Erfüllung aller der Meldestelle übertragenen Aufgaben verfügen.
Dies kann beispielsweise durch geeignete Schulungen sichergestellt werden.

§16 HinSchG regelt die Meldekanäle der internen Meldestelle.
Nach § 12 HinSchG zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtete Beschäftigungsgeber richten für diese Meldekanäle ein, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden.

Der interne Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er darüber hinaus auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen zur Einrichtung der internen Meldestelle verpflichteten Beschäftigungsgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen.

Die interne Meldestelle hat auch anonym eingehende Meldungen zu bearbeiten. Dafür sind Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglichen.
Wenn anonyme Meldungen ohne Nutzung des Meldekanals eingehen, finden § 11 Absatz 4, § 17 Absatz 1 Nummer 1, 3 und 5 und Absatz 2 sowie § 18 Nummer 2 keine Anwendung.

Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.

Meldung in mündlicher Form oder in Textform:

Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen.
Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen.

Die Vorgaben zur Einrichtung und Ausgestaltung interner Meldekanäle sind bewusst allgemein gehalten. Über die in diesem Gesetz genannten Vorgaben hinaus sollen die betroffe-nen juristischen Personen frei darin sein, wie sie Meldestellen betreiben. So ist es möglich, die Umstände des Einzelfalls angemessen zu berücksichtigen in Bezug auf die Größe der juristischen Person, die Anzahl der zu erwartenden Meldungen, die Sensibilität der mög-licherweise betroffenen Materien sowie auf die Frage, ob über die Anforderungen dieses Gesetzes hinaus zusätzlich spezialgesetzliche Vorgaben an Meldestellen zu berücksichti-gen sind (wie beispielsweise in § 23 Absatz 6 des Versicherungsaufsichtsgesetzes, § 25a Absatz 1 Satz 6 Nummer 3 KWG, § 28 Absatz 1 Satz 2 Nummer 9 des Kapitalanlagege-setzbuchs, § 5 Absatz 8 des Börsengesetzes und § 55b Absatz 2 Nummer 7 WPO). 

Zugriff auf Meldekanäle: „Kann-Regelung“ für Außenstehende Personen:
Die nach diesem Gesetz einzurichtenden Meldekanäle müssen zumindest den eigenen Beschäftigten und dem Beschäftigungsgeber überlassenen Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmern (vergleiche § 1 Absatz 1 Satz 1 und 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes) offenstehen. Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer sind einzubeziehen, da diese vom Beschäftigungsgeber oder auch in den Organisationseinheiten typischerweise wie deren eigene Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eingesetzt werden.

Darüber hinaus können die zur Einrichtung verpflichteten Stellen selbst entscheiden, ob das Meldeverfahren auch außenstehenden Personen, die im beruflichen Kontakt zu der Stelle stehen und dort einen Verstoß beobachten, offenstehen soll. Um den betroffenen Unternehmen möglichst weitgehende Freiheit zu lassen, die konkrete Ausgestaltung des internen Meldesystems den jeweiligen Bedürfnissen anzupassen, wurde die Vorschrift nicht verbindlich, sondern als Option formuliert.

Die Vorschrift dient der Umsetzung von Artikel 8 Absatz 2 der HinSch-RL.
Dabei kann die jeweilige Stelle entscheiden, die interne Meldestelle für alle natürlichen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit ihr in Kontakt steht, zu öffnen, oder auch den Kreis der Personen zu begrenzen, die über die in Satz 1 genannten Personen hinaus interne Meldungen erstatten können.

Vergleichbar dem Verweis in Artikel 8 Absatz 2 der HinSch-RL auf Artikel 4 Absatz 1 Buchstaben b bis d und Absatz 2 der HinSch-RL kann dabei beispielsweise darauf abgestellt werden, ob es sich um Personen handelt, die als Selbständige für die betroffene Stelle arbeiten, um Personen, die für Auftragnehmer, Un-terauftragnehmer oder Lieferanten arbeiten oder auch um Personen, deren Beschäftigten-verhältnis zwischenzeitlich beendet wurde.

Nach Artikel 6 Absatz 2 HinSch-RL können die Mitgliedstaaten entscheiden, ob Meldestellen zur Entgegennahme und Weiterverfolgung anonymer Meldungen von Verstößen verpflichtet sind. Anonymität ermöglicht grundsätzlich den größten Schutz für hinweisgebende Personen und kann zur Verringerung der Hemmschwelle zur Abgabe einer Meldung beitragen.

Zahlreiche bestehende externe Meldeverfahren in Deutschland sehen bereits heute die Möglichkeit zur Abgabe anonymer Meldungen vor (siehe § 4d Absatz 1 Satz 2 Finanz-dienstleistungsaufsichtsgesetz, § 3b Absatz 1 Satz 2 Börsengesetz, § 34d Absatz 12 Satz 2 Gewerbeordnung, § 53 Absatz 1 Satz 3 GwG).
Im Rahmen einer Umfrage im Jahr 2021 gaben über 70 Prozent der in Deutschland befragten Unternehmen, die bereits ein Hinweisgebermeldesystem eingerichtet hatten, an, anonyme Meldungen zu ermöglichen.

Das HinSchG verpflichtet interne Meldestellen daher, anonyme Meldungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Dafür sind Meldekanäle vorzuhalten, welche die anonyme Kontaktaufnahme und die für die hinweisgebende Person anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und externer Meldestelle ermöglichen. Dies kann etwa durch technische Vorrichtungen oder die Einschaltung einer Ombudsperson gewährleistet werden.
Die HinSch-RL sieht vor, dass Meldestellen Kontakt mit den hinweisgebenden Personen halten müssen. Dadurch soll Vertrauen in die Wirksamkeit des allgemeinen Hinweisgeberschutzes aufgebaut und die Wahrscheinlichkeit weiterer unnötiger Meldungen gesenkt wer-den (Erwägungsgründe 57, 63).
Häufig erfordert auch eine effektive Weiterbearbeitung einer Meldung gezielte Nachfragen.

Eine entsprechende Verpflichtung der internen Meldestelle, hinweisgebenden Personen Rückmeldungen zu geben und den Kontakt zu halten (vergleiche § 11 Absatz 4, § 17 Absatz 1 Nummer 1, 3 und 5, Absatz 2, § 18 Nummer 2), kann den Meldestellen jedoch nur auferlegt werden, wenn hinweisgebende Personen den dafür eingerichteten anonymen Meldeweg nutzen.

Soweit hinweisgebende Personen auf anderem Wege, beispielsweise mittels anonymen Briefs ohne Kontaktmöglichkeit, einen Hinweis an die Meldestelle richten, sind Rückmeldungen nicht möglich. Dabei ist gerade bei anonymen Hinweisen die Entscheidung der hinweisgebenden Person, ob sie eine Kontaktaufnahme ermöglichen möchte oder nicht, zum Schutz der Person zu berücksichtigen.

Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe a der HinSch-RL verlangt, dass Meldekanäle so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass nicht befugte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.
Damit wird sichergestellt, dass ein möglichst kleiner Personenkreis Kenntnis von der Identität der hin-weisgebenden Person, von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, oder von sonstigen in der Meldung genannten Personen hat.

Soweit über die Personen hinaus, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig sind, weitere, sie hierbei unterstützende Personen Zugriff auf eingehende Meldungen haben, darf der Zugriff nur im Rahmen dieser Unterstützungstätigkeit und nur insoweit erfolgen, als dies für die Unterstützungstätigkeit notwendig ist. Dies gilt beispielsweise im Hinblick auf IT-Dienstleister, die Meldekanäle technisch betreuen.
Die Vorschrift ergänzt die allgemeinen Vertraulichkeitsregeln des § 8 HinSchG.

Meldung ist auch mündlich oder in Textform möglich:
Die Vorschrift setzt Artikel 9 Absatz 2 der HinSch-RL um. Um die Anforderungen besonders an diejenigen Unternehmen, die erstmalig entsprechende Strukturen aufbauen müssen, möglichst gering zu halten, soll es genügen, dass Meldungen entweder mündlich oder in Textform erfolgen können, solange bei dem gewählten Übertragungsweg die Vertraulichkeit der Identität der von der Meldung betroffenen Personen gewahrt ist.
Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung ermöglicht werden.

Welcher Zeitraum für das Angebot einer persönlichen Zusammenkunft als angemessen anzusehen ist, hängt auch von den jeweiligen Organisationsstrukturen ab und inwieweit diese eine kurzfristige persönliche Zusammenkunft ermöglichen.

Überregional oder international tätige Beschäftigungsgeber oder gemäß § 12 Absatz 1 Satz 2 mit einer internen Meldestelle versehene Organisationseinheiten können für die auf Wunsch der hinweisgebenden Person erfolgende persönliche Zusammenkunft vor Ort die Aufgaben der internen Meldestelle an eine Person vor Ort delegieren.

Für die vor Ort beauftragte Person gelten die gleichen Verschwiegenheitspflichten wie für die regulären Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der internen Meldestelle. Die Möglichkeit für hinweisgebende Personen ein persönliches Gespräch zu führen, hat insbesondere bei der Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle eine herausragende Bedeutung.

Die Zusammenkunft kann in Absprache mit der hinweisgebenden Person auch in virtueller Form, etwa in Form einer Videokonferenz durchgeführt werden kann. Dies setzt aber die Einwilligung der hinweisgebenden Person voraus.

§17 HinSchG regelt das Verfahren bei internen Meldungen.

Die interne Meldestelle

1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.

Diese Aufgaben werden unter der Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person wahrgenommen.

Kommunikationsprozess mit Hinweisgeber:
Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung.

Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Durch die umfassende Rückmeldung und eine Begründung für das Ergreifen bestimmter Folgemaßnahmen soll das Vertrauen in die Wirksamkeit des Hinweisgeberschutzes insgesamt gestärkt und das Funktionieren des internen Meldekanals im Besonderen verbessert werden. Hierdurch können außerdem weitere unnötige Folgemeldungen oder eine Offenlegung vermieden werden.

Die Anforderungen sollen nicht über die unionsrechtlich zwingenden Vorgaben hinausgehen. Daher wurde die Höchstfrist für eine Rückmeldung von drei Monaten übernommen. Beschäftigungsgebern und Organisationseinheiten bleibt es unbenommen, kürzere Zeiträume vorzusehen.

Gründe für Nicht-Weiterverfolgung sind darzulegen:
Die Pflicht zur Begründung betrifft alle in § 3 Absatz 7 genannten Folgemaßnahmen. Das heißt, dass auch in Fällen, in denen einer Meldung nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, in der Rückmeldung die Gründe hierfür darzulegen sind.

§17 Abs. 2 Satz 3 HinSchG schränkt das Recht hinweisgebender Personen auf eine Rückmeldung nach einer internen Meldung ein. Eine solche muss nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nach-forschungen, weitere Untersuchungen oder Ermittlungen und die Rechte einer Person, die Gegenstand der Meldung ist, nicht beeinträchtigt werden.

Hierdurch wird dem Interesse der Allgemeinheit und auch der betroffenen Stelle an der Aufklärung des Sachverhaltes, dem Interesse der Strafverfolgungs- und Verwaltungsbehörden an der Verfolgung des Sachverhalts und auch den Rechten der Person, die Gegenstand einer Meldung ist, Vorrang vor den Informationsrechten der hinweisgebenden Person eingeräumt.

Sofern eine knappe Rückmeldung möglich ist, die beispielsweise keine oder nur eine verkürzte Begründung enthält, ist die Meldestelle gehalten, eine solche Rückmeldung zu geben.

§18 HinSchG regelt die Folgemaßnahmen der internen Meldestelle. Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere

1. interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
2. die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
3. das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
4. das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an
   a) eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder
   b) eine zuständige Behörde.

Interne Meldestellen haben die Aufgabe, Meldungen nachzugehen, deren Stichhaltigkeit zu prüfen und dazu beizutragen, etwaige Verstöße abzustellen. Hierfür können sie insbesondere interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen und Stellen kontaktieren. Dabei dürfen unter Beachtung der Vorgaben betreffend die Vertraulichkeit (unter anderem nach den Vorgaben von § 9 Absatz 3 und Absatz 4) Informationen weitergegeben werden, zum Beispiel an andere Arbeitseinheiten bei dem Beschäftigungsgeber.

Dies umfasst auch die Möglichkeit, unter Beachtung der Vorgaben betreffend die Vertraulichkeit, Nachfragen zu stellen oder um Mitteilung näherer Anhaltspunkte zur Überprüfung einer Meldung zu bitten.

Sofern keine Möglichkeit der Meldestelle besteht, intern den gemeldeten Verstoß weiter zu überprüfen oder abzustellen, kann der Vorgang unter Beachtung der Vorgaben betreffend die Vertraulichkeit sowie der sonstigen für die internen Meldestellen geltenden Grundsätze an eine weitere bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgegeben werden.

Zuständige Behörden im Sinne dieses Gesetzes sind Stellen im Sinne des funktionellen Behördenbegriffs des § 1 Absatz 4 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG).

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In einer Zeit, in der ethische Standards und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften immer wichtiger werden, spielt die interne Meldestelle eine entscheidende Rolle. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, potenzielle Missstände und Verstöße sicher und vertraulich zu melden, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen. Das HinSchG bietet den rechtlichen Rahmen, um Whistleblower zu schützen und ihnen die Gewissheit zu geben, dass ihr wertvoller Beitrag zur Aufdeckung von Fehlverhalten wertgeschätzt wird.

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